Haben Sie sich schon öfters gefragt, wie man Meetings effizient gestalten kann? Ging mir auch so – und ich habe daher für mich ein paar simple Regeln aufgestellt, um die wichtige Kommunikation im geschäftlichen Umfeld optimal zu gestalten.
Robert Kopezky, 12.4.2022
„A meeting is an event at a certain time and place – no matter how many people are on time!“
Eine meiner Lieblingsregeln – weil nichts ist lästiger als Zeitverschwendung und Respektlosigkeit. Diese Regel hilft nicht kurzfristig, aber die Teilnehmer merken mit der Zeit, dass Pünktlichkeit für alle wichtig ist. Bei regelmäßigen Besprechungen ist dies einfacher umzusetzen – und bald verbessert sich die Situation allgemein. Um es für alle einfacher zu machen, nicht nur zu ihrem Termin pünktlich zu erscheinen, kann man mit dem nächsten „Trick“ arbeiten.
50 statt 60 und 25 statt 30 Minuten
Dies braucht für den Einladenden ein bisschen mehr Aufwand, die 3 Sekunden sind es aber wert! Die zugrundeliegende Herausforderung ist Standardeinstellung der meisten Kalender-Apps, die Termindauer in 30 Minuten-Einheiten vorzuschlagen.
Die Folge ist dabei, dass die Einträge bei den meisten direkt aufeinander folgend geplant sind und weder Zeit bleibt, ein Getränk zu holen oder kurz auszutreten, noch rechtzeitig beim nächsten Treffen zu sein. Plant man die Meetings für 50 Minuten statt einer Stunde oder 25 Minuten statt 30 Minuten, gibt man den Teilnehmern die Chance zum rechtzeitigen Erscheinen bei der nächsten Besprechung – und erhöht die Chance für Pünktlichkeit bei den eigenen Terminen.
Meeting Agenda
Geben Sie allen eine Chance, sich auf das zu Besprechende vorzubereiten und eventuell vorab notwendige Informationen zu sammeln, die notwendig sein könnten, um Entscheidungen auf fundierter Basis treffen zu können.
Wenn bekannt ist, was besprochen werden soll, können die Eingeladenen auch entscheiden, ob sie zu den Themen etwas beitragen können oder jemandem anderen die Einladung weiterleiten müssen. Sagen Sie die Teilnahme ab, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie keinen Mehrwert beitragen können und begründen Sie die Absage – so kann vor dem Meeting die richtige Person gefunden werden oder der geplante Inhalt korrigiert werden.
Und beschäftigt man sich als Organisator explizit mit den zu behandelnden Fragen, steigt auch die Chance, die notwendige Zeit entsprechend einteilen zu können.
Besprechungsprotokoll
Dies ist für mich immer die größte Herausforderung – sowohl während einer Besprechung als auch in der Nachbereitung.
Basis für die Erstellung eines Besprechungsprotokolls sind Notizen während dem Termin – wenn sie die Chance haben, diese Aufgabe an einen anderen Teilnehmer zu delegieren, können Sie sich als Moderator auf Ihre Hauptaufgabe konzentrieren. Beauftragen Sie aber damit jemanden, der thematisch den Themen folgen kann und das Wesentliche festhält.
Es gibt verschiedene Arten von Protokollen, im wesentlichen sollten die folgenden Elemente enthalten sein:
- Ort und Zeitpunkt
- Teilnehmer (und eventuell Eingeladene, die nicht erscheinen konnten)
- besprochene Themen
- getroffene Entscheidungen
- Aufgaben und Beauftragte
Teilen Sie das Protokoll mit allen Teilnehmern (auch um sicher zu stellen, dass das Geschriebene dem gemeinsamen Verständnis entspricht) und allen, die über das Besprochene informiert sein sollen – damit müssen letzter nicht unbedingt für den Termin anwesend sein und erhalten trotzdem alle notwendigen Informationen.
Verschiedene Arten von Besprechungen
Für die nächsten Schritte ist wichtig, sich darüber klar zu sein, welche Art die geplante Besprechung ist. Ich unterscheide dabei zwischen:
- Regelmäßige Statusmeetings
- Entscheidungsmeetings
- Workshops
Statusmeetings
Bei dieser wiederkehrenden Besprechung nehmen Personen teil, die informieren, und solche, die informiert werden – und oft nimmt man beide Rollen ein.
Bei wöchentlichen Treffen sollte man versuchen, sich auf 25 Minuten zu beschränken, für tägliche Stand-Up Meetings müssten 15 Minuten ausreichen. Um mit dieser Zeit auszukommen, sollte man sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Beim Teilen Ihres Status versuchen Sie sich kurz zu fassen. Die Zuhörer interessiert, was Sie seit dem letzten Treffen erreicht haben, was Sie für die nächsten geplanten Schritte benötigen und welche Risiken bestehen.
Als Moderator achten Sie darauf, dass Fragen, die längere Diskussion zur Klärung bedürfen, in einem eigenen Termin behandelt werden und der Augenmerk darauf gelegt wird, die Personen zu identifizieren, hierfür notwendig sind.
Entscheidungsmeetings
Hierfür ist die rechtzeitig erstellte und ausgesendete Agenda, die Vorbereitung der Entscheidungsgrundlagen und die Definition der notwendigen Entscheider wichtig.
Vermeiden Sie zu viele Teilnehmer – konzentrieren Sie sich auf die Personen, die die Entscheidungsgrundlagen präsentieren können und Fragen beantworten können, und jene, die Entscheidung (endgültig) treffen können. Idealerweise bereiten Sie solche Termine vor, indem vorab direkte Gespräche mit den Entscheidungsträgern geführt werden, um zu identifizieren, welche Informationen diese für die Entscheidung benötigen und ob die Liste der Entscheider vollständig ist.
Mit maximal 50 Minuten sollten Sie es so schaffen, ein solches Treffen mit guter Vorbereitung zu erledigen (wobei ich auch hier 25 Minuten bevorzugen würde).
Workshops
Dies ist die einzig Art von Treffen, die länger als 50 Minuten dauern kann und unter Umständen eine größere Anzahl an Teilnehmern benötigt.
Sie zeichnet sich dadurch aus, dass Sie prinzipiell zwar das zu behandelnde Thema kennen, das durch die aktive Mitarbeit aller zu erarbeiten ist, sich im Zuge der Durchführung aber erst ein Großteil der Inhalte entwickelt.
Off-Site Workshops bieten den Vorteil, dass Teilnehmer nicht so leicht zu anderen Terminen abberufen werden und dann in der Diskussion fehlen. Der Nachteil ist jedoch der mit der Organisation und Durchführung verbundene größere Aufwand.
Übertragen Sie die Moderation solcher Events jemandem, der hierfür Erfahrung mitbringt, sorgen Sie für das notwendige Arbeitsmaterial (Schreibblöcke für die Teilnehmer, Moderationskoffer, Pinwände, Flipcharts, etc.) und scheuen Sie nicht davor zurück, aufkommende Themen, die nicht volle Relevanz für Ihr Treffen haben, aus der Diskussion zu nehmen und dafür entweder eigene Treffen zu organisieren oder sie zu einem späteren Zeitpunkt zu behandeln.
Letzte Tips
Bei Präsenzterminen versuchen Sie alle Teilnehmer dazu zu bewegen, wenn irgendwie möglich auf ihre Smartphones und Notebooks zu verzichten – Aufmerksamkeit ist auch eine Art des Respekts.
Bei Online-Terminen (mit weniger als 10 Teilnehmern) kann es helfen, wenn die Teilnehmer ihre Kamera eingeschaltet haben, damit die Präsentierenden einerseits die Reaktionen wahrnehmen kann, und andererseits die Teilnehmer sich nicht so schnell anderen Tätigkeiten widmen.
Bei Online-Terminen ist es wichtig, dass die verwendete Software beherrscht wird – sei es, um das Teilen von Inhalten zügig hinzubekommen oder einfach nur, um sicher zu sein, dass das eigene Mikrofon auf stumm geschaltet ist, wenn man sich gerade nicht zu Wort melden will. Die gängigen Tools in dem Bereich bieten auch eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen, die sie bei Bedarf nutzen können.
Und um sich vor Augen zu führen, welche Kosten ein solches Meeting verursacht, gibt es eine Reihe von Apps, die Sie sich mal ansehen können.
Ich freue mich, wenn Sie mir Ihre Gedanke zu dem Thema zukommen lassen.